会议记录一般由标题、会议组织、会议内容、会议结论四部分组成。
(1)标题
会议记录的标题也是会议记录的名称。会议记录的标题通常由机关、部门单位或机构名称+会议原因+名称组成，如“江苏省XXX办公会议会议记录”。
㈡会议的组织
在这一部分中，应明确写出以下内容:
1.开会时间。要写下年、月、日，重要会议也要体现具体的起止时间，比如上午8: 30到11: 30。
2.会议地点。写清楚开会的具体地点，比如XXX会议室；如有必要，还应注明位置。
3.与会者。出席者少，需要写清楚出席者的姓名和职务；如果参加人员较多，可以只写参加人员的上下限，比如县级以上；重要会议，为便于日后检查，可单独设立签到本，与会议纪要一起保存。
4.缺席者。缺席者较少时，应指名道姓，并简要说明原因。
5.与会者。陈述出席者的姓名和职位。
6.主持人。陈述主持人的姓名和职务。
7.录音机。写下记录人的姓名和职务，有几个人就写几个人。
以上内容需要会议记录员根据具体会议增减，在正式会议前写好。
(三)会议内容
这是会议记录的主要部分。主要包括以下内容:会议议题、领导汇报、讨论、形成决议、主持人总结。例题的题目是主持人在会议开始时提出的，写在主持人名字后面，没有单独的“会议题目”。因为例子是一个办公会议的记录，没有“领导汇报”的内容，但是直接反映了会议的讨论情况，也就是在“陈XX: ……”之后，是围绕话题发言过程的记录。这部分应该按照发言者的顺序写在每个发言者的名字后面。演讲人的名字要用顶格写，内容记录部分不要用顶格写，使名字突出，便于查阅。例子是把形成的决议和主持人的总结放在一起，这也是符合实际会议的常见记录形式。
记录会议主要部分有两种方式:一种是详细记录，另一种是简要记录。
1.详细记录主要用于重要会议。会议讨论和研究的重要问题比较复杂，要求尽可能记下发言者的原话，即如何发言。对于特别重要的演讲，不仅要完整记录演讲内容，还要尽量记录演讲者的语气和手势。
保存重要会议记录应注意三点:一是记录会议中有争议的问题和分歧意见时，应详细记下争议和分歧意见的焦点及有关人员的意见；二是记录会议中的重点问题、关键问题时，要详细记下相关人员的发言；第三，记录会议决议时，应详细记录表决情况，记录反对和弃权情况，以备审查。至于会议记录的决议内容，记录人应在会议纪要结束前向与会人员宣读，以便更准确地细化决议。必要时可在会后重新整理一些详细记录，但不得销毁原始记录，仍应归档；有些会议纪要要送到会议主持人审核后才能发表和打印。
2.简要记录主要用于一般性会议。在没有分歧和争议的情况下，只要写下要点就可以了，比如会上汇报了什么，讨论了什么议题，做出了什么决议等。
以上两种记录方式应根据会议的性质和内容进行选择。总之，会议记录要完整、真实、准确，忠实于原意，字迹清楚，防止会议内容被更改，防止发言人的语言被记录人的语言替代或修改。
(4)结束
会议结束，在空中写上“会议解散”字样。
在会议记录的右下方，会议主持人和记录人签名以示负责。
[示例]
医院行政扩大会议纪要
时间:1982年6月22日(星期二)下午。
地点:医院科室楼下会议室。
出席人员:李XXX、郭XXX、唐XXX、王XXX、唐XXX、陈XXX、魏XXX、左XXX、杨XXX、曾XXX。
缺席:XXX，XXX。
出勤率:×××。
主持人:李XXX。
记录:××。
内容:讨论家具折扣的处理方法。
李XXX:同志们，今天的常务会议是讨论通过家具打折的办法。现在先请陈XX同志讲一下情况。
陈XXX:上次我们制定了一个家具打折的办法，动员大家发表意见。结果我们收集了很多意见。同时也了解了一些兄弟院校家具打折的细节。所以修改了上次的讨论稿，提出了这个意见，现在可以讨论通过了。
我先解释一些具体问题:
一、家具折扣处理原则(略。见本次会议纪要附件)；
二。应对家具打折的具体措施(略)。见本次会议纪要附件)；
李×××:上次我问了大家对这个打折方式的意见。后来总务部了解了当地的一些大学和省外的一些大学，进行了修改。现在就要大家讨论通过了。我觉得总体来说是合理的，很难做到事事合理，因为家具的借用比较复杂，有年代相同的，有新旧不同的，有的用了很久了，过去交的家具费已经够了。所以基本合理。
王XX:家具的打折方式按照年限分为三类，很难解释。我看看有没有可能:有些家具用的时间比较长，家具的成本已经超过原价了。如果属于这一类，完全不收费。
如果一定要按时间划分，可以考虑按解放以来的时间划分为三段，或者按我院建院以来的时间划分为三段。这个很好解释，因为反正差不了多少。
另外，计算工龄是一件复杂的事情。怎么会？我们要仔细了解这个人的工作时间，做很多事情。
唐×××:家具登记不一定要公司员工登记。以前家具仓库有借用登记，每个月扣家具费。当然中间可能会有一些增减。但总体来说，大部分差别不大，增减不大。这样我就可以在单位登记，然后到总务处的家具仓库去查。
曾XX:我觉得家具折法可以根据我们院的历史来分年份。一个是59年前，一个是60-70岁，第三个是71年后。
关于家具登记，每个单元必须至少有三个人登记。小单位半个月内可以完成，大单位可能有困难。我看看能不能这样:给各单位发个表，员工自己填，然后提交总务处审核。如有不符，到工人家中核对。
郝×××:我有三点建议:①以后借家具，旧的，一年内归还；借了新的，一年就能还，不还就扣费用。(2)组成很多三人互检小组，互相上门检查核实。并将签名交回总务处核实。③我同意老曾的说法，工龄要打折。
唐XXX:我部分同意老郝的说法，但不同意他说要组成很多三人小组进行互检。我觉得每个单位派三个人去查报名队伍比较好。家具会按人登记，三人小组下去挨家挨户检查核实，然后提交总务处核实。我觉得不会有太大区别。
陈×××:我同意老曾的说法，工龄要分:59年前，60-70年前，71年前。别说照顾工作30年以上的人不收费。面试一下这个文件的精神(也就是“贴现法”)，做起来有很多矛盾，就不考虑了。家具登记还是可以个人登记，各单位会组成三人小组进行核对，然后提交给总务处。根据大家的意见，新医院的工作人员可以借用一些家具。他们可以借一部分，定期偿还，最好是一年。
曾×××:最好是三年。人家借了一年还不起又不想还怎么办？
王×××:现在有的单位有很多办法。买一件家具，借给你，一年内扣成本。到时候可以买，不买也可以退家具，收手续费。
魏XXX:最好限制在一年。一开始就明确是借还是买。可以，一年内归还，扣除管理费；是的，费用扣除。
左×××:家具可以打折，也可以不打折，还是会有人继续借。但是，房租比较贵。这样他就要考虑借不借，借多久。不要总是打折扣。此外，还应考虑折扣处理时间。
(舆论:这样处理恐怕尾巴会长出来。)
李XXX:我觉得这个会不会开太久。根据今天的评论，包括老左的评论，总务处可以继续打折借一部分，其他的不行。房租比较贵。回去好好学习，看看怎么做才合适。提出一些具体意见，由总裁批准实施。
照顾工龄，大家的意见是:59年前为一期；60-70年为一个周期；71年后，将是一个时期。我觉得这样更好解释，也更合理。
清洗家具的时间:7月5日。
(杨×××同志插话:如果已经从另一个单位转出，但仍使用公用家具，可以优惠吗？陈XX同志说:我们研究了这个事情，同意打个折。)
家具登记由员工自行填写，并如实登记，交由单位专门负责人集中，再交仓库核实。
未使用的家具由员工自行送回家具仓库。
关于家具打折处理，计划周四下午全院开会时，由总务处做出说明，动员做好这项工作。
至于新员工是否可以借用家具，或者以后用什么替代方法，总务处研究后会提出具体意见。
就是这样。会议休会了。
主持人(签名)
记录(签名)
从上面的例子可以看出:提出议题是在会议开始时由主持人提出会议要讨论的问题，并记录在主持人姓名之后；讨论过程是围绕话题发言的过程，按照发言顺序记录在每个发言人的名字后面；得出结论就是总结会议的讨论结果。会议结果应由主持人总结，并记录在主持人姓名后。这三项内容的记录要做到真实、重点突出、清晰有序、文字规范。
办公室的日常工作是相对于中心工作和专业工作而言的日常工作，具有文秘工作的性质。机关日常工作的好坏，直接影响着机关和部门的决策水平、执行力和工作效率，影响着机关和部门在人民群众心目中的地位和声誉。对他们的工作人员来说，研究机构、部门和单位的日常工作具有重要意义。本文主要介绍政府机关、部门和单位的一些常见工作。
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