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1、 第一，主题要突出，人员要切题。提前讨论，会上明确要解决的问题，聚焦当前的重点问题。如果没有目标，就不要开会。一般会议应有一个主题，综合性会议不超过三个主题。小型会议，原则上每次会议参会人数为1人，会议牵头部门参会人员(不含记者)不超过3人。通过会前签到、会中相关人员管控等方式拒绝“无关人员”参加会议。与会人员应与会议议题密切相关，并能进行深入交流，有针对性地解决问题。
2、 第二，要求事先通知，及时回复。重大事项应至少提前一天告知，会议通知中应告知会议议题、相关材料和发言顺序。会议时间确定后，会议牵头部门应提前发出会议通知，准确写明会议名称、时间、地点、会期、参加人员、会议内容、注意事项、会议联系人等信息。会议通知发出后，会议牵头部门通过会议管理平台再次通知参会人员，进行确认，并及时得到相应回复。
3、 第三，程序要准确，时间要紧凑。提前准备好会议议程，明确发言顺序，会议主持人根据事先的议程控制会议进度，避免临时议题成为主角。提前设定会议时间，有效控制会议节奏。可以限制演讲者的发言时间和话题讨论时间。安装计时软件或使用计时器监督提醒汇报时间，会议主持人正确引导讨论时间。
4、 第四，记录应当完整，决策应当受到监督。会议记录要完整规范，从签到、讨论到会议决议、表决，都要详细记录。牵头部门应指定专人使用专用记录本记录好会议，必要时对会议进行记录。会议纪要应在会议结束后24小时内分送有关单位。会议决定应及时检查，定期执行和总结。部门牵头结合会议纪要，对会议任务进行分解督办。
5、 第五，流程要科学，保障要有力。为了达到会议的预期效果，最重要的是要有一套配套的管理制度。有了适合自己公司的管理制度，会议制度才能更长久，执行者才能更有执行力，才能达到会议的最终目的。我们公司一直使用日清来处理和解决会议管理。在日清计划模块的专题会议管理模块中，我们将会议分解为以下五个部分：会议制度、会议通知、会议纪要、会议总结、会议结果执行。当然每个公司可以根据自己公司的实际情况拆解成更多的部分。每个部分都有相应的制度、管理权限、管理内容、相应的责任人、完成时限等。最重要的是，会议开完之后，要进行下一步的行动，把责任落实到人，做到“会议、决议、决心、彻底落实”。
